Kommer du att sitta i ett möte idag? Jag gissar att svaret är ja. Då finns det enkla sätt att göra mötet mer hållbart, inkluderande och effektivt. 

En hållbar möteskultur handlar om att skapa möten som tar hänsyn till människors energi, fokus och återhämtning. Trots det ser många möten fortfarande likadana ut: vi sitter ner länge, pratar mycket och tröttar ut våra hjärnor.

När vi intervjuar personal på arbetsplatser är det tydligt att vi behöver reformera svensk möteskultur – inte minst med hänsyn till alla som lever med stress eller utmattning. Det som fungerar för rummets tröttaste hjärnor gynnar också de piggaste.

Genom att tänka om kring hur vi planerar och genomför möten kan vi skapa mer inkluderande arbetsmiljöer och bättre resultat.

Den senaste tiden har jag gjort något som som jag förstått bryter mötesnormer: Jag har börjat planera in ensamma pauser under möten. Korta ensamma promenader. Jag har också inlett möten med att förklara hur och varför. En nyckel för mig är att inte låta pausen slukas upp av samtal – hur trevligt det än är.

I början kände jag mig krånglig, men responsen från kunder och samarbetspartners är den motsatta: ”Jag har aldrig träffa någon som har gjort så här förut. Det är lite inspirerande.”

Först när man bryter mot normer blir man varse exakt hur hårt de sitter. 

1. Våga bryta mötesformatet

Måste ni sitta ner? Behövs datorn? Testa att ta mötet som en promenad eller stående samtal.

2. Håll möten korta och fokuserade

Formulera alltid syftet: vilka beslut eller insikter ska ni lämna mötet med? Det minskar risken att ni slösar tid och ökar chansen att nå faktiskt når dit ni vill. 

3. Planera pauser i förväg

Bestäm när pauserna sker och kommunicera tydligt vad de är till för. Det skapar trygghet och struktur.

4. Sätt pausen som norm

Säg inte: “Visst klarar vi oss utan paus så att alla kan gå hem lite tidigare?” Det lägger ansvaret på den som har minst energi i rummet. Planera istället pauser som en självklar del av mötet.

5. Läs av energi i rummet

Var uppmärksam på kollegors kroppsspråk och energinivåer. Föreslå paus när någon börjar tappa fokus.

En hållbar möteskultur handlar om att våga utmana den slentrianmässiga mötesformen, om göra pausen till norm och att känna in rummet. Det ni gör för rummets tröttaste hjärnor kommer även gynna rummets piggaste.

Vad är en hållbar möteskultur?

En hållbar möteskultur innebär att möten planeras och genomförs med hänsyn till deltagarnas energi, fokus och återhämtning.

Hur kan man göra möten mer inkluderande?

Genom att planera pauser, variera mötesformat och ta hänsyn till olika behov och energinivåer.

Varför är pauser viktiga i möten?

Många lever idag med hjärntrötthet, men det finns också en allmän möteströtthet på svenska arbetsplatser. Pauser hjälper hjärnan att återhämta sig, vilket förbättrar fokus, beslutskvalitet och deltagande.

Hur långa bör möten vara?

Så korta som möjligt, men tillräckligt långa för att uppnå tydliga mål och beslut.